Polityka prywatności
Obowiązuje od 6 października 2026.
Ten dokument mówi, co robimy z danymi osób, które piszą do nas przez formularze na citylogicroi.com, proszą o trasę pokazową albo korespondują z nami w sprawie współpracy. Na końcu opisujemy też dane zwiedzających na trasach instytucji, bo tam mamy inną rolę.
1. Kto odpowiada za dane
Administratorem danych jest Joanna Falkowska-Czubkowska, ul. Przytulna 20B lok. 25, 80-176 Gdańsk, prowadząca serwis CityLogicROI. Kontakt w sprawie danych: joanna@citylogicroi.com, tel. +48 665 999 686. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Przy tej skali nie ma takiego obowiązku.
2. Jakie dane zbieramy
| Skąd | Co konkretnie |
|---|---|
| Formularz zapytania | Nazwa i rodzaj instytucji, imię i nazwisko, telefon, adres e-mail, treść wiadomości |
| Prośba o trasę pokazową | Nazwa instytucji, adres jej strony, służbowy adres e-mail, imię i nazwisko, potwierdzenie, że pracujesz w tej instytucji |
| Korespondencja | Maile, wiadomości i pliki, które nam przysyłasz |
| Zabezpieczenie formularzy | Czas wypełniania formularza i dane techniczne potrzebne, żeby odsiać zgłoszenia wysyłane przez programy |
| Korzystanie ze strony | Odwiedzone części strony, przybliżona lokalizacja na poziomie kraju i miasta, typ urządzenia i przeglądarki. Tylko za zgodą, patrz Polityka cookies |
Dane podajesz w imieniu instytucji, w której pracujesz. Prosimy nie wpisywać w formularz danych zwiedzających ani innych osób.
3. Po co i na jakiej podstawie
- Żeby odpowiedzieć na zapytanie, przesłać cennik i przygotować przykład. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes, czyli rozmowa z instytucją, która sama się do nas odezwała.
- Żeby wysłać link do trasy pokazowej i sprawdzić, że trafi do instytucji. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Żeby przygotować i zawrzeć umowę z instytucją. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec osób, które ją reprezentują albo z nami korespondują.
- Żeby zmierzyć, jak działa strona i reklamy. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyłącznie za zgodą wyrażoną w banerze.
- Żeby chronić formularze przed nadużyciem i dochodzić lub bronić roszczeń. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Nie wysyłamy newslettera i nie zapisujemy nikogo na listę wysyłkową na podstawie formularza. Piszemy w sprawie, w której ktoś się do nas odezwał.
4. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych. Korzystamy z usług zewnętrznych dostawców IT, bez których serwis by nie działał: hostingu, poczty, przechowywania plików i wysyłki wiadomości. Przekazujemy im dane tylko w zakresie potrzebnym do ich usługi i na podstawie umów powierzenia. Narzędzia pomiarowe, które włączamy za zgodą, wymienia z nazwy Polityka cookies.
Dane mogą trafić też do biura rachunkowego, a gdy zajdzie taka potrzeba, do doradcy prawnego oraz organów uprawnionych na podstawie przepisów.
5. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część dostawców przetwarza dane poza EOG, przede wszystkim w Stanach Zjednoczonych. Opieramy się wtedy na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, jeśli dostawca jest nią objęty, albo na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję.
6. Jak długo trzymamy dane
- Zapytania i prośby o trasę pokazową, które nie skończyły się współpracą: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, potem usuwamy. Na prośbę kasujemy od razu.
- Korespondencja z instytucją, z którą współpracujemy: przez czas trwania umowy i przez okres przedawnienia roszczeń.
- Dokumenty księgowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi.
- Dane z narzędzi pomiarowych: zgodnie z okresami wskazanymi w Polityce cookies.
7. Twoje prawa
Masz prawo do dostępu do swoich danych, sprostowania ich, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę na narzędzia pomiarowe możesz wycofać w każdej chwili. Wycofanie nie wpływa na to, co zrobiliśmy zgodnie z prawem wcześniej.
Napisz na joanna@citylogicroi.com. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.
Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
8. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Nie, ale bez adresu e-mail nie odpowiemy na zapytanie, a bez służbowego adresu w domenie instytucji nie wyślemy linku do trasy pokazowej.
9. Zautomatyzowane sprawdzenie
Przy prośbie o trasę pokazową formularz sam porównuje domenę adresu e-mail z domeną strony instytucji i nie przyjmuje adresów w darmowych skrzynkach. O wysłaniu linku decyduje potem człowiek. Nie podejmujemy decyzji wyłącznie automatycznie w rozumieniu art. 22 RODO. Gdy domeny się nie zgadzają, wystarczy napisać przez formularz zapytania.
10. Bezpieczeństwo
Połączenie ze stroną jest szyfrowane. Do zgłoszeń z formularzy mają dostęp wyłącznie osoby, które muszą z nich korzystać. Nie zbieramy przez stronę danych kart płatniczych.
11. Dane zwiedzających na trasach instytucji
Trasy, które przygotowujemy dla instytucji, stoją pod jej adresem albo pod adresem wskazanym w umowie. Jeśli trasa zbiera dane zwiedzających, na przykład statystykę odwiedzin albo dostęp z kodu na bilecie, administratorem tych danych jest instytucja. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 28 RODO i działamy na podstawie umowy powierzenia z instytucją. Zwiedzający, który chce skorzystać ze swoich praw, zgłasza się do instytucji. Jeśli napisze do nas, przekazujemy sprawę instytucji i informujemy go o tym.
12. Zmiany
Ten dokument możemy zmieniać. Data u góry pokazuje, kiedy zmienialiśmy go ostatni raz.